报表调研要点

在需求调研过程中,由于被调研对象一般来说并不具备信息系统实施经验和程序设计基础知识,并不能提供完全符合开发逻辑的工作描述。一个较为常见的情形就是,某工作人员拿出成堆的报表,表示这就是我的日常全部工作。因此,从报表入手进行需求调研,是实际工作中的一个较为无奈的选择。

从另一个角度讲,在需求调研人员的个人能力和场面控制能力没有远高于被调研对象的情况下,很容易在天南海北的聊天中被带离既定的思路。如果能先得到相关报表,再从报表出发逐项进行调研,也不失为一个效果良好的调研工作方式。

就经验来看,报表是衡量工作成效的重要指标。由于政府部门的特点,很难做到岗位职责分明,也很少见有正规有效的工作日志制度,因此对日常工作没有很好的记录,也很难再现。在这种情况下,报表几乎成为了考察工作是否完成、完成得怎么样的唯一指标。更进一步,工作完成情况的体现形式也大多为报表。所以对于报表的调研,应作为需求调研工作的难点和重点看待。

由于当前对一般工作制度的了解还不够深入,不能完全概括报表在工作中的作用。应在需求调研工作中逐步加深对报表的理解。

对于报表的调研,不能只局限于报表数据本身,否则据此设计的系统将会沦为“数据库系统”。应当在调研中获取足够的关于报表所体现的业务流程的信息。在针对报表的提问模板中,为了达到提供足够信息的目的,将要点初步归纳如下:

  • 报表名称
  • 填写人(或填写人所属岗位)
  • 上报去向
  • 原始数据来源
  • 报表数据从原始数据的计算方法
  • 填写频率
  • 触发条件(每n个月填写一次,有xxxx情况发生时填写一次等)
  • 表内、表间逻辑关系
  • 最终存放地点
  • 被引用情况
  • 政策依据

对于以上要点的调研结束后,每张报表都可以归纳出相应的工作流程,大部分情况应为多个流程,如填报工作、上报工作、计算审核工作等。对于每项工作流程,都可以按照工作流程相关的模板进行整理。

采用这种调研方法后,既有了调研起点,又能充分的了解工作,最终有利于信息化方案的提出。